Kokios technologijos biure šiandien – būtinos?

Šiandien įmonės, kurios neprisitaiko prie technologinių pokyčių, yra kone pasmerktos nesėkmei. Ir kalbame ne tik apie darbuotojų nepasitenkinimą, nes jie turi dirbti nepatogioje aplinkoje. Gerokai svarbiau pats darbo tempas, saugumas, našumas, kuriuos padeda užtikrinti technologijos. Nuo patikimos dokumentų valdymo sistemos (DVS) iki automatiškai atsidarančių durų – jei norite būti šiuolaikiški, pasirinkimų yra tikrai daug.

Durys, atsidarančios su kortele

Nors daug įmonių šiomis dienomis nukenčia nuo programišių, labai svarbu pasirūpinti ir fiziniu darbo vietos saugumu. Juk jei į biurą gali įeiti bet kas, tai bet kas gali ir pamatyti saugumui jautrius duomenis. Pasirūpinti saugesniu įėjimu tikrai nėra sunku: tereikia specialių koduotų kortelių ir spynos mechanizmo. Paskirkite darbuotojui po kortelę ir įspėkite, kad jie jų nepamestų.

Konferencijų sistema

Jei biure turite atskirų kambarėlių susirinkimams, pasirūpinkite jų rezervavimo patogumu. Pildyti bendrą fizinį sąrašą – nei saugu, nei patogu. Praversti gali specialūs, prie kambarių montuojami išmanūs prietaisai ir su jais tiesiogiai sujungta rezervacijos sistema. Kai kažkas rezervuoja patalpą, visi aiškiai tai mato.

Informacijos valdymo sprendimai

Tokie išmanūs sprendimai kaip DVS – ne vien mados reikalas. Jie padeda dirbti ir sparčiau, ir patogiau, ir kokybiškiau. Darbuotojai taip sutaupo brangaus laiko, išvengia nuobodžių, rutininių, administracinio pobūdžio užduočių. Be to, naudojant tokias sistemas sumažinamas popieriaus sunaudojimas, tad sumažėja įvairios su tuo susijusios išlaidos. Jau net nekalbėkime apie šio sprendimą įtaką gamtai…

Komforto įranga

Jos gali būti pačios įvairiausios. Viena tokių – išmanūs temperatūros reguliatoriai. Šie nedideli prietaisėliai yra sujungti su šildymo ir vėdinimo sistema. Vos prireikus pagerinti oro kokybę tereikia prieiti ir paspausti kelis mygtukus. Tačiau to prireikia išties retai – įranga pati nustato situaciją, numato poreikius ir pagal tai pareguliuoja šildymo ir vėdinimo sistemą.

Išmanios magnetinės lentos

Tai – dar viena sumani biuro gudrybė. Daugelis yra pripratę prie paprastų baltų lentų. Šios yra kiek kitokios – prireikus galima tiesiog atspausdinti viską, kas ant jų parašyta. Jei jos sujungtos su DVS ar panašia sistema, informacija tiesiog perkeliama į atitinkamą direktoriją.

Čia išvardijome ir aptarėme vos kelis sprendimus. Jų iš tiesų yra gausybė. Ir svarbu ne tik tai, ką patys naudojame kasdien. Tereikia įvertinti poreikius ir nebijoti imtis pokyčių – iš pradžių gali būti nejauku, tačiau vėliau nebesuprasite, kaip galėjote suktis be dokumentų valdymo sistemos ar kitokių technologinių sprendimų.